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如何辦理信函認證?

信函認證

一、信函認證之效果

一般人都知道郵局存證信函的用途,法院公證處或民間公證人事務所(以下簡稱公證處所)之信函(寄信)認證業務情形相同,具有法律上效力,且可以作為訴訟證明之用。

二、聲請手續

(一)首先當事人要準備好須寄出的文件,如信函、通知、催告書、具結書等,一式複寫或打字3份。(1份寄與對造人,1份存公證人處,1份寄信人自己收存,如對造不止1人時,按人數增加份數。)
(二)各公證處所並備有信函專用紙,供此項用途,可向服務台購買每張新臺幣(下同)1元。
(三)持準備好的文件,至公證處所服務台購買認證請求書1份,每份2元。填好後交公證處所服務台收件,分由公證人辦理。
(四)請求人(公司、法人、團體或商號之負責人)本人不能到場,可以委任他人代理,但要提出經請求人本人簽章之授權書。
(五)提出之授權書,應依下列方式之一證明之:

  1. 經公證或認證。
  2. 經有關公務機關證明,包括村、里辦公室、請求人任職之公務機關、現服役之部隊或現服監之監所機關等。
  3. 於境外作成者,經中華民國駐外使領館或經外交部授權之駐外機構或經其他有權機關授權之團體證明。如係在外國作成,須經駐外館處證明,並得請外交部複驗;如係在大陸地區作成,須經海峽交流基金會證明。
  4. 外國人或居住境外之人作成者,經該國駐中華民國使領館或經該國授權之機構或經該地區有權機關授權之團體證明。
  5. 授權書附有請求人之印鑑證明書者,授權書上之印文與該印鑑證明書上之印鑑須相符。

(六)前項5.之印鑑證明書,在「公司」部分,因公司主管機關經濟部於民國87年4月1日起停止核發,為因應實際需要,行政機關停止核發公司及其負責人印鑑證明後,公司委任代理人辦理公、認證事件時,如未提出經公證人公、認證或經公證法第76條第2項所定:經有關公務機關證明;於境外作成者,經中華民國駐外使領館或經外交部授權之駐外機構或經其他有權機關授權之團體證明;外國人或居住境外之人作成者,經該國駐中華民國使領館或經該國授權之機構或經該地區有權機關授權之團體證明等證明之授權書者,公證人不得逕予拒絕受理,而應命請求人提出下列證明文件以替代印鑑證明書之使用:

  1. 公司登記主管機關最近6個月內所核發公司設立(變更)登記事項表正本,及加蓋相同公司及其負責人印鑑章之影本(請勿縮印),正本核對無訛後發還,影本附卷存參。
  2. 公司設立(變更)登記事項表正本核發後已逾6個月,除檢附該副卡正本核對外,須再檢附公司登記主管機關最近3個月內核發之公司設立(變更)登記事項表抄錄本及聲請抄錄或准予變更等相關證明文件。核對無訛後,正本發還,抄錄本及聲請抄錄或准予變更等相關證明文件附卷存參。
  3. 如為分公司,前項登記事項表若僅有分公司印鑑章,而無負責人印鑑章時,得另提出戶政機關所出具之負責人印鑑證明以替代之。

(七)信函內容,宜力求簡明扼要,不得有恫嚇、謾罵、猥褻之詞句。如有不妥或違法之處,須由寄件人加以修正方能受理。

三、認證費用

認證費用500元,國內外掛號回執郵票,由請求人負擔。

  • 發布日期 : 108-09-22
  • 更新日期 : 109-06-11
  • 發布單位 : 民事廳
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